招標(biāo)工作是固定資產(chǎn)投資項目實施過程中重要的組成部分，招標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件材料必須準(zhǔn)確、完整、真實。本文結(jié)合工作實際，對招標(biāo)工作中應(yīng)該形成的文件材料和文件材料收集中應(yīng)注意的問題進行了探討。

　　《經(jīng)濟管理》是中國社會科學(xué)院的一份以管理學(xué)為主要研究對象的學(xué)術(shù)月刊。內(nèi)容涵蓋經(jīng)濟學(xué)、管理學(xué)兩大學(xué)科門類，致力在工商管理一級學(xué)科及其緊密相關(guān)的應(yīng)用經(jīng)濟學(xué)若干專業(yè)體現(xiàn)中國水平。

　　招標(biāo)工作是固定資產(chǎn)投資項目實施過程中重要的組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項目財務(wù)審計、檔案驗收、竣工驗收重點檢查的內(nèi)容之一。招標(biāo)工作是一項技術(shù)性很強的經(jīng)濟活動。在招標(biāo)過程中產(chǎn)生的大量文件材料是全面反映整個招標(biāo)活動的第一手資料，具有考證和查詢的作用，是解決因產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、逾期交貨以及中止合同等問題引起的經(jīng)濟糾紛、法律訴訟的原始佐證，是項目建設(shè)的永久性技術(shù)文件，必須準(zhǔn)確、完整、真實。因此，做好項目招標(biāo)文件材料的管理工作，不僅是項目管理的一項重要內(nèi)容，也是項目檔案管理中一項非常重要的工作。做為檔案管理人員，在保證招標(biāo)文件材料及時歸檔保存的前提下，應(yīng)該對招標(biāo)的概念、招標(biāo)文件材料形成等招標(biāo)管理過程有所了解，以保證招標(biāo)文件材料的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，更好地為項目管理服務(wù)。

　　一、招投標(biāo)的概念、形式和范圍

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》等文件規(guī)定，招標(biāo)的方式有公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種。在通過評審的項目可行性研究報告或者初步設(shè)計中都會有明確規(guī)定，哪些項目(或設(shè)備)是公開招標(biāo)，哪些項目是邀請招標(biāo)。招標(biāo)的組織形式有自行招標(biāo)和委托招標(biāo)兩種。因此，在項目檔案文件材料收集過程中，檔案人員應(yīng)該及時掌握可行性研究報告、初步設(shè)計或調(diào)整報告中涉及招投標(biāo)的項目，才能在整理立卷時不會遺漏。

　　二、招標(biāo)過程中形成的文件材料

　　招標(biāo)過程中，招標(biāo)代理、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等具體活動，都要按照國家相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行，一般來說，招標(biāo)代理機構(gòu)都會按照要求把相關(guān)文件裝訂成冊移交給委托人，但由于有些招標(biāo)代理機構(gòu)良莠不齊，或者工作一時大意，會出現(xiàn)文件材料不齊的現(xiàn)象，因此檔案人員在接收招標(biāo)文件材料時應(yīng)注意檢查文件材料的完整性，為后面的單項、專項驗收奠定基礎(chǔ)。招標(biāo)過程中形成的文件材料主要見下表：由上表可以看出，公開招標(biāo)與邀請招標(biāo)是兩種不同的招標(biāo)方式，形成的文件材料不盡相同，在收集整理過程中應(yīng)注意甄別。

　　三、招投標(biāo)文件材料收集中應(yīng)注意的問題

　　招投標(biāo)文件材料是圍繞著招標(biāo)項目的準(zhǔn)備、開標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動形成的各種有保存價值的文件材料構(gòu)成的有機體系，它是每個招標(biāo)項目活動完整、系統(tǒng)的歷史記錄，是整個招標(biāo)活動的真實寫照。在招投標(biāo)過程中，一個招標(biāo)項目在不同階段形成的各種文件材料盡管有所區(qū)別，但它們是具有內(nèi)在聯(lián)系，前后一致和相互配套的，任何時候都不可分割，是個密不可分的有機整體，有著完整的系統(tǒng)性。正因為招投標(biāo)工作的重要性，無論是財務(wù)審計、檔案驗收還是最后的竣工驗收，對招投標(biāo)文件材料的查驗都是重中之重，不僅要查驗文件材料的齊套性，更要對其系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性進行檢查。因此，在招投標(biāo)文件材料收集整理過程中，要對招標(biāo)、投標(biāo)文件材料進行認真核對，一定要收集到位，不得缺失，更要注意其完整性、準(zhǔn)確性，比如委托代理合同(協(xié)議)、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同等。

　　1.委托代理合同(協(xié)議)

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》第十四條規(guī)定，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)與被委托的招標(biāo)代理機構(gòu)簽訂書面委托合同。國家住建部、工商總局制定有專門的招標(biāo)代理合同示范文本，各招標(biāo)代理機構(gòu)也有自己相應(yīng)的代理合同文本。檔案人員在跟蹤收集的同時，要注意查看招標(biāo)代理機構(gòu)是否有代理資質(zhì)(如項目涉密還應(yīng)有相應(yīng)的保密資質(zhì))，項目名稱是否與招標(biāo)文件名稱一致，工程概況、代理范圍是否與實施內(nèi)容相符，合同簽訂時間與招標(biāo)文件的時間是否有矛盾，雙方簽字蓋章的手續(xù)是否完備等等。

　　2.評標(biāo)報告

　　評標(biāo)報告是開標(biāo)、評標(biāo)過程中形成的文件，由評標(biāo)方法、開標(biāo)記錄、評標(biāo)過程表格、評分匯總等文件材料組成。檔案人員在檢查評標(biāo)報告所屬附件是否齊全的同時，應(yīng)注意投標(biāo)單位不足三家開標(biāo)的，是否有上級批準(zhǔn)文件，評委簽到表不能用會議簽到表代替，評委意見及打分表是否齊全等。

　　3.中標(biāo)通知書和合同

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》第四十五條、第四十六條規(guī)定，中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。招標(biāo)人和中標(biāo)人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。檔案人員在接收此類文件時，一定要注意檢查中標(biāo)單位與簽訂合同單位是否一致，中標(biāo)價與合同價是否有差異，合同內(nèi)容與招標(biāo)文件是否一致，同一事項是否重復(fù)簽訂，合同簽訂時間是否在規(guī)定的時間內(nèi)進行，簽署人是否有法人代表授權(quán)等。

　　4.二次招標(biāo)文件和未中標(biāo)投標(biāo)文件

　　因種種原因，有些項目第一次招標(biāo)失敗，會啟動第二次招投標(biāo)，對于重新組織招標(biāo)或評標(biāo)的項目，還應(yīng)注意收集重新組織招標(biāo)或評標(biāo)的文件材料，以及情況說明、相關(guān)管理機關(guān)做出重新組織招標(biāo)或評標(biāo)的決定書及采取的相應(yīng)措施等。未中標(biāo)的投標(biāo)文件材料也要注意收集歸檔，保存期在5年以上。招標(biāo)文件材料詳細準(zhǔn)確地記錄了建設(shè)項目招投標(biāo)活動的每一個環(huán)節(jié)和程序，這就要求項目管理人員要做好原始文件材料的形成、積累工作，檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)招投標(biāo)管理的相關(guān)知識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際操作技能，變被動為主動，使項目檔案更加完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使項目檔案管理更好地服務(wù)于項目建設(shè)，服務(wù)于單位的能力建設(shè)。