協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式[1]。協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域[2]。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制[3]。在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力[4]，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的[5]。

　　1水利水電行業(yè)數(shù)字化生產(chǎn)的背景與現(xiàn)狀

　　20世紀后期，隨著計算機技術(shù)發(fā)展，AutoCad等工業(yè)制圖工具慢慢走入工程師們的視野，從用筆尺手工做圖的設(shè)計年代，進入到使用電腦制圖的計算機時代，完成了一次產(chǎn)業(yè)的升級革命。工程師們通過電腦制圖，打印出透明圖成果，校審核對手工簽名并將圖紙歸檔。21世紀初期，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)圖紙的歸檔實現(xiàn)了電子化，工程師們將完成審核簽名出圖交付后的紙質(zhì)圖紙掃描形成電子化掃描副件，再由檔案人員通過錄入對應(yīng)相應(yīng)的項目信息，將電子件依次歸檔到電子檔案系統(tǒng)中，大大節(jié)省了檔案物理保存的空間并確保文件更安全完整的保留。而在今天，數(shù)字化可以介入到生產(chǎn)的全過程，實現(xiàn)設(shè)計成果從生產(chǎn)到歸檔的全面無紙化:數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化簽名、數(shù)字化項目信息和數(shù)字化歸檔。

　　2協(xié)同系統(tǒng)的特點與優(yōu)勢

　　協(xié)同系統(tǒng)顧名思義，是協(xié)同生產(chǎn)工作系統(tǒng)。以廣東省水利電力勘測設(shè)計公司的生產(chǎn)過程為例，之前的工作方式是每個人獨自在自己的電腦上操作一個設(shè)計文件，并且保存在各自的電腦中，完成后通過通信工具或者郵件發(fā)送給下一個任務(wù)人。最后整理項目成果文檔時，需要項目經(jīng)理從各個工程師的手里收集這些成果資料整理，并交由檔案人員歸檔，檔案人員需要為這些文檔手動錄入圖號檔號設(shè)計校審人員等信息，保存于檔案系統(tǒng)對應(yīng)的位置。這種流程在反復(fù)修改和發(fā)送的過程中，互相操作的版本容易混亂，數(shù)字簽名信息容易丟失，項目負責(zé)人忙于整理成果文檔，檔案人員需要手工導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，容易產(chǎn)生錯誤點。協(xié)同系統(tǒng)可以完美解決這些問題，協(xié)同系統(tǒng)的本質(zhì)是參與項目的所有工程師協(xié)同操作存于服務(wù)器上的一個文檔、文檔附加屬性和文檔流轉(zhuǎn)記錄的過程，這樣就從根本上解決了互相傳輸各自操作導(dǎo)致的文檔不一致問題。同時協(xié)同系統(tǒng)通過組建協(xié)同項目成果，實現(xiàn)在生產(chǎn)過程中自然而然生成成果目錄，不需要項目負責(zé)人額外再去整理，同時形成一套固定的成果標準，統(tǒng)一項目成果的格式。協(xié)同系統(tǒng)可以記錄每個文檔的遷入遷出修改導(dǎo)出記錄，也可以對版本進行控制，可以實現(xiàn)流程操作，進行三級校審，并且實現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)進行含有ca認證的數(shù)字簽名。文檔的流程過程、傳遞過程與修改過程均以日志形式記錄，并可追溯所有的過程記錄。同時，協(xié)同系統(tǒng)通過對文檔附加屬性，實現(xiàn)文檔屬性信息綁定文檔，通過與檔案系統(tǒng)接口對接的開發(fā)，可以實現(xiàn)根據(jù)文檔的附件屬性自動歸檔，節(jié)省了檔案人員的歸檔工作并完全避免了人工操作產(chǎn)生的錯誤點。協(xié)同系統(tǒng)擁有強大的安全管理機制，通過權(quán)限與安全機制，協(xié)同系統(tǒng)可以將項目從部門、專業(yè)等角度多維度的分解項目，項目負責(zé)人、專業(yè)負責(zé)人與設(shè)計人員擁有各自的工作空間，實現(xiàn)權(quán)限管理，提高文件管理的安全性。

　　3協(xié)同系統(tǒng)的實現(xiàn)與應(yīng)用

　　協(xié)同系統(tǒng)的實現(xiàn)需要滿足標準性、完整性、一致性與安全性4個特性。

　　3.1標準性

　　協(xié)同系統(tǒng)可以使生產(chǎn)過程與成果輸出實現(xiàn)標準化管理。標準性可以分為2個層次:項目層次和文檔層次。項目層次的標準性體現(xiàn)在項目文檔管理需要按固定的設(shè)計結(jié)構(gòu)展開，包含項目過程的生產(chǎn)資料、會議紀要、設(shè)計變更、管理制度和歸檔成果的階段分級、成果類型、專業(yè)分級等內(nèi)容。文檔層次的標準性體現(xiàn)在每個設(shè)計文檔需附加固定標準的屬性值，包含以固定規(guī)則命名的圖號、所屬工程項目及項目號、階段、專業(yè)、設(shè)計校審審查人員、生成日期等核心信息。其中，題目和圖號為設(shè)計人員賦予，其他屬性值由電子簽名、文件結(jié)構(gòu)位置等信息自動填充。為實現(xiàn)上述2個標準性，協(xié)同系統(tǒng)需要定義項目模板與成果文檔模板，如圖1—2所示。2個模板在創(chuàng)建項目過程中使用，將管理標準固化為生產(chǎn)工具。項目在協(xié)同系統(tǒng)創(chuàng)建時套用項目模板，并根據(jù)該項目的生產(chǎn)策劃配置成果目錄結(jié)構(gòu)。在對應(yīng)的成果目錄結(jié)構(gòu)內(nèi)創(chuàng)建或者導(dǎo)入的文檔，自動套用成果文檔模板添加文檔屬性，并自動捕獲文檔的相關(guān)屬性值。

　　3.2完整性

　　協(xié)同系統(tǒng)可以保證成果的完整性，包括成果的結(jié)構(gòu)完整性與文檔完整性。成果結(jié)構(gòu)的完整性體現(xiàn)于通過標準結(jié)構(gòu)的建立，在項目建立階段對涉及的各個項目階段、報告類型、專業(yè)層級進行策劃，最終形成的成果文檔需要滿足策劃的每個成果目錄所包含的內(nèi)容完整，如圖3所示。文檔完整性體現(xiàn)在每一個歸檔的成果文件必須滿足三級校審的數(shù)字簽名等內(nèi)容完整。具體的實施行為為在協(xié)同系統(tǒng)內(nèi)上傳檔案系統(tǒng)的過程中對成果進行數(shù)字簽名、必要文檔屬性的完整性檢測，對不符合完整性要求的文檔進行提示，阻止上傳入預(yù)歸檔庫。

　　3.3一致性

　　協(xié)同系統(tǒng)通過實現(xiàn)異地數(shù)據(jù)同步，通過遷入遷出的概念，保證同一時間、同一文件只有一個用戶操作文檔，并實時顯示出文檔的設(shè)計狀態(tài)。這樣在提供遠程異地協(xié)作處理設(shè)計功能的前提下，確保了數(shù)據(jù)的一致性。通過協(xié)同操作同一套文檔的方式，可以有效地解決工程師們在獨立環(huán)境中設(shè)計生產(chǎn)所產(chǎn)生的信息孤島問題，將分散的設(shè)計生產(chǎn)工作，改變?yōu)樵谕�一個數(shù)據(jù)中臺協(xié)同辦公的模式。協(xié)同系統(tǒng)提供每份文檔從創(chuàng)建到歸檔全過程的處理日志、流程日志，文檔的唯一性與有效性可追溯。

　　3.4安全性

　　協(xié)同系統(tǒng)具有完善的安全機制，不僅能對單個文檔、用戶的訪問進行授權(quán)，還可以對相關(guān)文件夾的各類權(quán)限進行管理，對流程管控、數(shù)字簽名權(quán)限與歸檔入庫的權(quán)限均可進行配置。項目目錄建成后，項目負責(zé)人通過協(xié)同系統(tǒng)的權(quán)限配置功能，對項目組人員進行權(quán)限配置，如圖4所示。項目層級包括公司領(lǐng)導(dǎo)、總工的總覽權(quán)限，檔案人員的介入權(quán)限，成果層級包括具體配置每個階段、圖紙類型的專業(yè)文件夾的專業(yè)負責(zé)人，專業(yè)負責(zé)人再為三級專業(yè)的每個成果文件夾配置設(shè)計人員，具體到每一位設(shè)計人員的新建、查看、修改、刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出等具體權(quán)限。通過權(quán)限的配置，從職能維度和專業(yè)維度將項目隔離，項目負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)可以對項目進行整體控制，檔案人員可以提前介入項目歸檔過程，而各個專業(yè)的專業(yè)負責(zé)人和設(shè)計人員只能對本專業(yè)的文件夾進行權(quán)限內(nèi)的操作，確保了文件管理的安全性。

　　3.5協(xié)同系統(tǒng)的其它特性

　　協(xié)同系統(tǒng)整合了生產(chǎn)過程的流程與工具，將審批流程、三級校審流程、會議紀要與收發(fā)落實等流程，及公司認證的數(shù)字簽名系統(tǒng)整合進協(xié)同系統(tǒng)中，同時系統(tǒng)還具有消息系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)生產(chǎn)全流程在協(xié)同系統(tǒng)中的閉環(huán)。系統(tǒng)提供個人的自定義工作臺，每個用戶可根據(jù)個人的工作習(xí)慣與重點處理項目，將常用的項目、項目目錄整合進個人工作臺中，提高生產(chǎn)效率。系統(tǒng)具備全文檢索功能。該功能不僅僅是搜索項目和文件題名，而是將項目與文檔附加屬性甚至doc、pdf、dwg與dng等指定格式的文件內(nèi)容加以識別實現(xiàn)全文檢索，提高了文檔的可查性、可用性。系統(tǒng)提供知識管理模塊，將項目經(jīng)驗總結(jié)成為組織過程資產(chǎn)。協(xié)同系統(tǒng)整合歸檔插件，項目負責(zé)人和專業(yè)負責(zé)人可直接在協(xié)同系統(tǒng)上進行歸檔，插件提供檢查與核驗功能，確保歸檔文件的完整性。

　　4結(jié)語

　　協(xié)同系統(tǒng)是一個工程設(shè)計項目全階段的生產(chǎn)工具，整合了立項、生產(chǎn)、記錄、簽名、整合、歸檔的全部生產(chǎn)步驟，可以確保分散的工作資料集中管理，設(shè)計人員協(xié)同生產(chǎn)，保證了標準性、完整性、一致性與安全性，可以大幅提高生產(chǎn)效率，減少錯誤點的發(fā)生，控制成果質(zhì)量，完善管理模式。目前我公司全面推行協(xié)同系統(tǒng)在工程中的應(yīng)用，提高了企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)帶來更大的效益。

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　　《協(xié)同系統(tǒng)在水利水電工程設(shè)計中的應(yīng)用》來源：《水利規(guī)劃與設(shè)計》，作者:薛瑋翔