摘要：本文根據(jù)筆者的工作實(shí)踐，對檔案信息化建設(shè)——從檔案的管理現(xiàn)狀及檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)進(jìn)行了一些探討。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；推進(jìn)
　　檔案信息化是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。本文從檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，主要就檔案信息化推進(jìn)問題，談幾點(diǎn)初步認(rèn)識。
　　一、 檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化的必然趨勢
　　（一）檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，檔案信息化處于檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后狀態(tài)，這些都影響了系統(tǒng)整體水平的提高。由于傳統(tǒng)檔案管理存在業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，給檔案工作帶來了極大的不便。
　　（二）檔案信息化建設(shè)制度和規(guī)范滯后，檔案信息資源共享程度低。在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
　　（三）檔案信息化技術(shù)研究和開發(fā)缺少整體規(guī)劃和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案管理應(yīng)用軟件缺乏通用性。檔案部門使用各自開發(fā)的軟件由于不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，造成各單位之間不能互調(diào)，不能使公司與檔案局保持同步發(fā)展，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
　　（四）硬件設(shè)備不齊全，硬件的功能并沒有得到充分發(fā)揮。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。但是進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的硬件設(shè)備，就目前大多數(shù)檔案部門的現(xiàn)狀來看，此類設(shè)備嚴(yán)重短缺，且技術(shù)配置也不高。
　　（五）檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)能力相對欠缺，難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。開展檔案信息化建設(shè)，要求檔案管理人員據(jù)百較高的知識層次和一定的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏檔案和信息處理復(fù)合型的人才。盡管引進(jìn)了數(shù)字化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的人才素質(zhì)保障。
　　二、 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略
　　加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作，迫在眉睫。結(jié)合全省電力系統(tǒng)的實(shí)際，我認(rèn)為當(dāng)前重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)抓好以下工作：
　　1、根據(jù)國家檔案局8號令及省電力公司的有關(guān)規(guī)定，為了便于各單位準(zhǔn)確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既能反映企業(yè)的歷史面貌，又便于保管和利用，應(yīng)抓好《南通供電0-5大類檔案分類表及保管期限規(guī)定（試行）》的貫徹實(shí)施，提高檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，為推進(jìn)和完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
　　2、按照信息集中集成的要求，實(shí)現(xiàn)在數(shù)字檔案館環(huán)境下以電子文件歸檔；實(shí)現(xiàn)文書、科技、照片檔案電子文件和實(shí)體同時歸檔；開展重要歷史檔案的數(shù)字化處理工作；完成統(tǒng)一身份論證，抓緊數(shù)字檔案館的全員開放使用，有利于利用者及時查詢利用檔案信息；實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與辦公自動化系統(tǒng)的無縫連接；實(shí)行工程檔案離線客戶端管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
　　3、提高技術(shù)含量，增強(qiáng)軟件適應(yīng)性，完善配套硬件設(shè)施，加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。構(gòu)建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。由于種種原因，各單位的檔案軟硬件平臺的不同，這給集成檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，提高系統(tǒng)的綜合能力，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢。硬件設(shè)施也是檔案信息化建設(shè)不可缺的基本條件，加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)備的配備。
　　4、加強(qiáng)檔案工作人員信息意識的培養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，不斷提高檔案工作人員在工作中積極運(yùn)用信息資源管理理論和現(xiàn)代信息技術(shù)的技能，造就一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案干部隊伍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用。人才是檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵所在，各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員，保持檔案人員的相對穩(wěn)定，切實(shí)解決檔案隊伍青黃不接的問題，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。
　　三、結(jié)語
　　檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)將意味著，可以通過網(wǎng)絡(luò)在任何時間、任何地點(diǎn)查閱利用檔案，為人們敞開了便利的大門。讓我們?yōu)檫@些目標(biāo)而努力。
　　參考資料
　　1、 韓杰同志在全省檔案工作會議上的報告《團(tuán)結(jié)奮進(jìn)開拓創(chuàng)新又好又快地發(fā)展檔案事業(yè)》，《檔案與建設(shè)》2007年第2期
　　2、 佚名《檔案信息電子化問題研究》，中國論文下載中心
　　3、 江蘇省電力公司《加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提高檔案管理水平》，《檔案與建設(shè)》2007年第6期