摘要：本文圍繞高校教學(xué)檔案在學(xué)校教育教學(xué)中的重要作用，闡述了如何做好高校教學(xué)檔案管理工作以及目前高校教學(xué)檔案管理工作還存在的一些問(wèn)題，探討了做好高校教學(xué)檔案管理應(yīng)注意哪幾方面的工作。
　　關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;管理
　　
　　
　　教學(xué)檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)科研等活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，電子介質(zhì)材料的總稱。是全體師生員工在教育教學(xué)和教育管理工作中的智慧結(jié)晶，是學(xué)校教育教學(xué)工作中珍貴的歷史記錄和寶貴的知識(shí)財(cái)富，是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)和高校檔案工作的主體，是國(guó)家檔案和教育事業(yè)的重要組成部份。教學(xué)檔案在高校教學(xué)中起著十分重要作用，管理的好壞，直接影響學(xué)校的各項(xiàng)工作及教學(xué)質(zhì)量。現(xiàn)就如何做好高校教學(xué)檔案管理工作談點(diǎn)粗淺看法。
　　一、 做好高校教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
　　教學(xué)檔案記載著國(guó)家規(guī)定的教育方針政策和各級(jí)教育主管部門對(duì)教育工作的指示精神，記載著學(xué)校建校以來(lái)教育教學(xué)工作的真實(shí)情況，記載著各學(xué)科在教學(xué)中形成的最原始的資料，具有原始性、真實(shí)性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性。它對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)以及各方面工作都有重要的參考和利用價(jià)值，對(duì)學(xué)校教育教學(xué)的改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要作用。
　　1、促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的作用。教學(xué)檔案是反映學(xué)校教育教學(xué)全過(guò)程，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想和培養(yǎng)目標(biāo)的唯一歷史資料。教學(xué)檔案不僅能反映學(xué)校教育教學(xué)的總體情況，而且還能幫助領(lǐng)導(dǎo)決策，科學(xué)地總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出影響學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展中存在的問(wèn)題，為學(xué)校重新制定正確的改革發(fā)展方案，進(jìn)行新的探索提供可靠依據(jù)，起到促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)改革持續(xù)發(fā)展的作用。
　　2、反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用。教師的業(yè)務(wù)檔案記載著每個(gè)教師的授課水平、教學(xué)業(yè)績(jī)、教學(xué)點(diǎn)評(píng)、學(xué)生評(píng)教以及教學(xué)管理部門和學(xué)校對(duì)教師的評(píng)價(jià)等資料，綜合這些教學(xué)檔案資料，就能真實(shí)地反映出學(xué)校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。對(duì)學(xué)校今后如何加強(qiáng)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的作用。
　　3、展示學(xué)校真實(shí)面貌的作用。教學(xué)檔案資料中記錄著學(xué)校辦學(xué)特點(diǎn)、規(guī)模、學(xué)風(fēng)、校風(fēng)和每個(gè)時(shí)期的具體情況。在漫長(zhǎng)的辦學(xué)過(guò)程中，學(xué)校會(huì)有許多的變化。如我院就經(jīng)歷了合并、更名、升格、搬遷等變化，這些變化情況用不同的載體記錄后，經(jīng)過(guò)整理形成檔案資料長(zhǎng)期保存，后人通過(guò)檔案資料就可以了解學(xué)校的歷史和發(fā)展過(guò)程。如沒(méi)有檔案資料為依據(jù)，很多東西后人是無(wú)法知道或是不真實(shí)的。
　　4、教學(xué)檔案有激勵(lì)作用。教學(xué)檔案記載著大量的榮譽(yù)檔案、名人檔案、科技成果以及許多專家、學(xué)者在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生豐富而廣博的知識(shí)。這些既是成功的范例，又是向新的科學(xué)高峰攀登的基礎(chǔ)。它能激勵(lì)人們自強(qiáng)不息、奮發(fā)向上、勇攀科學(xué)技術(shù)高峰的精神。
　　5、教學(xué)檔案有服務(wù)作用。教學(xué)檔案記載著豐富的科學(xué)技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)，許多科學(xué)技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)在現(xiàn)在的教學(xué)中得以應(yīng)用。如數(shù)學(xué)建模檔案信息的提供利用，在我系的數(shù)學(xué)建模教學(xué)和參加比賽中都起到了很好的作用。檔案是全社會(huì)的知識(shí)和財(cái)富它的主要目的是為社會(huì)和人民服務(wù)。教學(xué)檔案也是一樣，它不但能為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)，也能為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。根據(jù)教學(xué)檔案在各方面所起的重要作用，說(shuō)明了做好教學(xué)檔案管理工作的重要，為此，學(xué)校和教學(xué)管理部門，特別是檔案管理人員本身，要提高做好高校教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作，使其發(fā)揮更大的作用。
　　二、 做好高校教學(xué)檔案管理，需做好以下幾方面的工作
　　隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高科技技術(shù)已大量應(yīng)用檔案管理工作中，檔案的管理手段、管理方式、服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容等都發(fā)生了根本性的變化，對(duì)檔案管理工作提出了新的更高的要求。目前，高校檔案管理工作雖然已發(fā)生了很大的變化，但也還存在不少的問(wèn)題，特別是在教學(xué)檔案管理方面。為適應(yīng)新形勢(shì)的要求，做好高校教學(xué)檔案管理工作，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。
　　1、建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的檔案室（館）。檔案室（館）的建設(shè)要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，配備必要的管理設(shè)備，建立建全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高檔案管理水平。學(xué)校的檔案資料豐富，種類多，除了一部份由學(xué)校檔案館保存外，還有大量的教學(xué)檔案資料是由各學(xué)校下屬的院（系）檔案室保存。因此，除了要高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)好學(xué)校檔案館外，學(xué)校下屬各院（系）還應(yīng)建設(shè)一個(gè)條件環(huán)境較好的檔案室。目前各高校校一級(jí)的檔案館條件環(huán)境都較好，能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，但是學(xué)校下屬院（系）一級(jí)檔案室建設(shè)還存在一些問(wèn)題。如有的沒(méi)有設(shè)專門的檔案室，而是系部的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)或者說(shuō)雜房。有的設(shè)了檔案室，但設(shè)施不齊，檔案資料無(wú)處存放，更談不上現(xiàn)代化管理了。有的沒(méi)有固定管理人員，檔案資料經(jīng)常處于無(wú)人管的狀態(tài)，檔案資料丟失、損壞嚴(yán)重。檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式。學(xué)校和教學(xué)管理部門應(yīng)重視下屬院（系）檔案室的建設(shè)和管理，使其與學(xué)校的發(fā)展同步，讓教學(xué)檔案更好地為學(xué)校的發(fā)展和教育教學(xué)服務(wù)。
　　2、建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。高校要做好教學(xué)檔案管理工作，首先要有高素質(zhì)的管理人員。目前，檔案管理人員中，部份管理人員存在素質(zhì)不高業(yè)務(wù)不熟，更換頻繁不穩(wěn)定，地位不高業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，還有少數(shù)人員缺乏工作積極性，上進(jìn)心不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門過(guò)問(wèn)少等問(wèn)題。由于這些問(wèn)題的存在，不同程度地影響了檔案管理工作，特別是教學(xué)檔案管理工作。為此，學(xué)校和教學(xué)管理部門應(yīng)重視檔案管理人員（包括兼職人員）的建設(shè)。檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定，更換不宜頻繁，更換后應(yīng)及時(shí)培訓(xùn)。要經(jīng)常對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，提高他們的思想覺(jué)悟，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和事業(yè)心。使他們熱愛(ài)本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)。要定期對(duì)他們進(jìn)行現(xiàn)代化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用知識(shí)的培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)注意理論與實(shí)際相結(jié)合，重點(diǎn)放在應(yīng)用上，以信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為重點(diǎn)，以提高檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用技能為目的，采取多種形式，如集中舉辦學(xué)習(xí)班，組織專業(yè)研討、專業(yè)考試、知識(shí)競(jìng)賽、參觀考查等，進(jìn)一步提高他們的業(yè)務(wù)技能和現(xiàn)代化管理知識(shí)。
　　3、教學(xué)檔案的管理要滲透到學(xué)校教學(xué)工作的全過(guò)程。教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)工作的各個(gè)方面，為使教學(xué)檔案管理到位，確保教學(xué)檔案資料收集完整、齊全、不丟失、不損壞，管理科學(xué)規(guī)范，服務(wù)快捷周到，教學(xué)檔案管理工作必須與學(xué)校教學(xué)工作同步進(jìn)行。如下達(dá)教學(xué)工作計(jì)劃與教學(xué)檔案文件材料管理同步進(jìn)行。檢查教學(xué)計(jì)劃進(jìn)度與檢查教學(xué)檔案材料形成同步進(jìn)行。驗(yàn)收教學(xué)工作與驗(yàn)收教學(xué)檔案材料同步進(jìn)行。評(píng)功評(píng)獎(jiǎng)以及各項(xiàng)考查考核與教學(xué)檔案資料的收集、歸檔情況同步進(jìn)行。這樣在促進(jìn)教學(xué)管理工作的同時(shí)，也促進(jìn)了教學(xué)檔案的管理。
　　4、利用現(xiàn)代化管理手段加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高新技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，已在檔案管理中普及應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有傳播信息速度快，能在不同的時(shí)間、不同的地域、不同的空間將信息傳播出去。目前，各高校都有自己的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，高校教學(xué)檔案的管理應(yīng)利用學(xué)校現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)好教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，特別是要加強(qiáng)系一級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。真正達(dá)到教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，服務(wù)利用信息化的要求。使其更快捷、更全面、更好地為學(xué)校教育教學(xué)、為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為社會(huì)服務(wù)。
　　5、認(rèn)真仔細(xì)地做好教學(xué)檔案基礎(chǔ)性工作。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作中，許多過(guò)去由人工操作的工作都被現(xiàn)代技術(shù)代替了。但在教學(xué)檔案管理工作中，大部份基礎(chǔ)性工作還需人工去完成。如檔案材料的收集、整理、立卷、裝訂等工作都得人工去做。做好檔案基礎(chǔ)性工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。一是要做好教學(xué)檔案資料的收集工作。教學(xué)檔案資料分布面廣，涉及到各教研室、各班級(jí)、各教師及教學(xué)管理人員，沒(méi)有時(shí)間性，給教學(xué)檔案資料的收集帶來(lái)一定的難度。檔案管理人員要發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞的精神，根據(jù)實(shí)際情況，定時(shí)或不定時(shí)地進(jìn)行收集，要上門到各教研室、班級(jí)、教師和教學(xué)管理人員中去收集。每一次活動(dòng)，每一項(xiàng)工作結(jié)束后要及時(shí)收集，確保教學(xué)檔案資料收集完整、齊全、不丟失、不損壞。二是要認(rèn)真仔細(xì)地做好整理、立卷、裝訂工作。在整理、立卷、裝訂過(guò)程中，一定要分類準(zhǔn)確，按時(shí)間順序進(jìn)行，不得混淆，不得遺漏。三是在收集、整理、立卷、裝訂過(guò)程中，要將移交學(xué)校檔案館保管的檔案資料與系一級(jí)檔案室保管的檔案資料分開進(jìn)行。按照檔案管理規(guī)定，需長(zhǎng)期保管的檔案資料，及時(shí)移交學(xué)校檔案館保存。教學(xué)檔案管理工作量大，難度大，工作中檔案管理人員必須有高度的責(zé)任心和認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，扎實(shí)做好教學(xué)檔案的基礎(chǔ)性工作。
　　6、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉教學(xué)檔案的管理知識(shí)，明確教學(xué)檔案的內(nèi)容。教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，種類很多，根據(jù)學(xué)校教學(xué)檔案管理細(xì)則所明確的分；綜合類；教學(xué)管理類；教學(xué)業(yè)務(wù)類；教學(xué)研究類等。其中綜合類主要包括各級(jí)教育教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃、規(guī)章制度、教學(xué)工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料分析、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、教學(xué)檢查等。教學(xué)管理類主要包括教師教學(xué)資料、師資建設(shè)資料、學(xué)籍管理資料、學(xué)生獎(jiǎng)懲資料、教學(xué)質(zhì)量檢查情況等。教學(xué)業(yè)務(wù)類主要包括教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生畢業(yè)論文、教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教師自編、主編教材等。教學(xué)研究類主要包括各類改革項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、科研成果、科研論文、科研課題、立項(xiàng)申請(qǐng)及獲獎(jiǎng)情況等。
　　
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