摘要：隨著高等教育的發(fā)展，高校檔案信息網絡的構建是非常必要的。建立檔案信息網絡資源庫需要檔案專業(yè)人員經過長期艱辛的勞動。要充分發(fā)揮好檔案信息網絡的作用必須提高檔案人員素質，加強網絡維護，提高管理水平。
　　關鍵詞：檔案管理信息網絡資源庫
　　現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，給高校的檔案管理工作帶來了質的飛躍。檔案管理如何主動迎合高校信息化的要求，充分發(fā)揮檔案資源對高校各項改革事業(yè)的作用，已成為從事檔案工作專業(yè)人員必須正視的問題。本文從構建檔案信息網絡的必要性、建立方式及推進措施三個方面闡述這一問題。
　　一、構建信息網絡的必要性
　　隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，檔案的形成、管理、保護和利用都發(fā)生巨大的變化，傳統(tǒng)檔案管理已經不能適應新的形勢要求，實現(xiàn)檔案信息網絡化管理刻不容緩。
　　1、高校體制改革的需要
　　近年來，大量的中高等學校通過合并、升格組建為一所新的高等院校。而合并組建后的高校其原學校大都處在不同的位置，距離有遠有近。由于各方面的原因，大多實行分校區(qū)的管理，致使檔案信息數(shù)據(jù)采集重復勞動較多，工作程序繁瑣不便，且信息采集疏漏現(xiàn)象時有發(fā)生，一定程度上沖擊了高校改革效應。因此，作為高校運作的核心環(huán)節(jié)高校檔案信息整體化管理，無疑被提到一個亟需解決的議程上。要使整個檔案工作形成向心力、凝聚力，減少因分散管理帶來的不便，就必須建立檔案管理信息網絡系統(tǒng)，這是高校機構改革的需要。
　　2、高校管理工作的需要
　　我們深刻地感受到，網絡時代的到來，給高校管理工作方式帶來了巨大的變化，如：高校各種會議、通知、規(guī)章制度文件等通過網絡就能實現(xiàn)上傳下達。隨著這一變化產生了大量的數(shù)字化文件、數(shù)學化檔案信息資料，若不及時歸案管理，還一直停留在傳統(tǒng)手工式文件材料收集整理、編擬目錄及保管型的管理模式上，就很難擔負起這繁重的勞作。同時傳統(tǒng)的手工式還存在著許多無法完成和辦到的檔案管理工作。因此要使文件及時有效地上傳下達，使收藏的檔案信息資源最快速得到開發(fā)利用，使檔案信息得以開放性、多功能的交流，就必須建立檔案管理信息網絡。
　　3、高校領導決策的需要
　　高校領導要正確貫徹黨和國家的教育方針，高瞻遠矚地制定工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，保證高校的教學、科研、生產等各項工作高效正常動作，及時地糾正和合理調整工作中出現(xiàn)的偏差，就要掌握足夠的、準確的檔案信息作為決策依據(jù)。檔案作為昨天的歷史，可以作為高校領導今天和明天的借鑒。因此要求檔案管理工作要為校領導及院、系、部領導提供有利于學校工作的正確決策的全面詳盡的信息資料，并提供隨時可查閱的全國各省市高校工作情況及動態(tài)的工作平臺，就必須建立檔案管理信息網絡。
　　綜上所述，高校檔案管理依托信息網絡，可以實現(xiàn)高校各部門數(shù)據(jù)的一致性、完整性和時效性，實現(xiàn)信息資源的共享，使收藏的檔案信息資源能夠以最快的速度得到開發(fā)利用，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務和管理流程的規(guī)范化，提高工作效率。
　　二、檔案信息網絡資源庫建立的方式
　　高校檔案信息網絡資源庫的建立是一個非常龐大的系統(tǒng)工程。它需要各方面的支持和協(xié)同工作，同時需要檔案專業(yè)人員經過長期的、繁雜的、艱辛的勞動才能逐步建立，就目前而言需要做以下三個方面的工作。
　　1、紙質檔案數(shù)字化工作
　　我國各高校大都是有著十幾年甚至幾十年、上百年的建校歷史，歷史的沿革積累了大量珍貴的歷史資料，這些資料是高校發(fā)展的基礎和動力。如何把這些歷史資源變成可利用的、鮮活的、生動的資源，就需要采用一定的手段來實現(xiàn)。就檔案館館藏檔案數(shù)字化而言，完全沒有必要將館藏內容全部進行數(shù)字化，，應遵照“有所選擇，有所側重，分清輕重，分布推進”的原則，分批進行。具體方法是：（1）紙質檔案數(shù)字化。①篩選，確定對象。②對確定的對象整體掃描和數(shù)碼相機拍攝的加工及轉換；③利用JPCG系統(tǒng)編目、標引、圖像處理、圖文識別等進行信息處理；④建立數(shù)字檔案案庫并光盤備份；⑤與相關網絡聯(lián)結，提供信息服務。（2）錄像，錄音，數(shù)字化。除第三步利用MPEG或MP3、MAV進行圖像處理、語音處理外，其他步驟與紙質檔案數(shù)字化相同。
　　2、電子檔案建立工作
　　隨著高校信息化工作的深入開展，高校黨政部門大都采用辦公自動化系統(tǒng)，工作進行中會形成的有參考和保存價值的文件，這就需要進行信息采集。具體方法是：
　　（1）建立檔案管理部門與全校各部門共同的信息采集平臺。信息采集平臺要與全校各個部門實現(xiàn)無縫聯(lián)接，檔案部門成為全校各部門信息系統(tǒng)流程的終點站；
　　（2）建立面向各歸檔部門的網上預立卷和遠程歸檔工作平臺。歸檔部門的文件材料預立卷工作、歸檔工作和檔案管理人員對歸檔材料的審核工作均在網上進行，通過檔案管理人員與基層兼職檔案管理人員網上對話，完成檔案的歸檔和審卷工作；
　　（3）對于黨群、人事等門類，網絡系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)文管理對接，所有的收發(fā)文件材料都在網上進行登記，再按歸檔類目進行文件材料的預立卷。對于教務、科研、設備等專業(yè)化門類，在信息平臺上進行信息采集，完成網上歸檔和信息處理。
　　3、檔案信息和開發(fā)利用工作
　　首先是檔案編研工作。我們可以采用以下兩種方式。一是在研究檔案內容的基礎上，按專家對檔案文進行審查、篩選、加工要求，使之轉化為不同形式的編研成果；二是按編研目的，將多個文件資料編組到一個事項中，給事項加上題目和編研內容的文字描述，來滿足全校不同部門的檢索需求。
　　第二，提供自主控制的網絡搜索引擎，該搜索引擎可以在Internet上按用戶指定的范圍自動搜索并保存。
　　第三，提供功能強大、自定義、跨門類的檢索功能，檢查信息可包括文字、圖像、Word、Excel文件等，檢索結果可靈活地組織成事項、專題和主題，并自動在網上發(fā)布。
　　三、推進構建檔案信息網絡的措施
　　建設檔案信息網絡的工作是一項創(chuàng)造性的工作，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一次革命，為強化推進這項工作，必須做到以下三點。
　　1、提高檔案隊伍素質，加強檔案復合型人才的培養(yǎng)
　　檔案隊伍自身素質的高低直接影響著檔案信息化的進程。當今社會各類新知識、新信息、新技術層出不窮，并大量在檔案管理工作中廣泛的應用。為適應新的形勢的要求，檔案工作人員不僅要有檔案專業(yè)知識、計算機知識，同時還要精通網絡技術、多媒體技術，并具有信息處理分析能力。為達到這一標準，一方面對在職人員進行培訓，通過舉辦檔案業(yè)務、電腦培訓班、組織實地參觀、以會代培、訂閱檔案報刊雜志和有關書籍等方式進行培訓，不斷提高在職人員檔案專業(yè)理論知識和業(yè)務水平；另一方面還要不斷吸納眾多的掌握多方面、多層次知識的人才，組成優(yōu)化的群體結構，努力造就一支高素質、高層次的復合型檔案隊伍。
　　2、加強檔案信息網絡的維護工作，提高管理水平
　　檔案信息網絡系統(tǒng)作為一嚴密的信息系統(tǒng)，對信息資源的準確性要求特別高，在電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質質量因素、環(huán)境因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進行維護。特別是要做到以下幾點：（1）定期抽查、普查和檢測以加強對黑客攻擊和病毒的防范；（2）適時轉錄、拷貝或遷移信息；（3）重要信息采取再生性保護技術；（4）制訂有關電子文件的工作制度和管理制度；（5）提高計算機人員操作水平，規(guī)范操作程序等；（6）防止電子信息的丟失，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準確、規(guī)范、及時。
　　3、努力探討新技術，為檔案工作現(xiàn)代化提供技術支持
　　在網絡環(huán)境下，檔案管理的方法更加智能化，管理的范圍更加擴大化，檔案管理與知識管理、信息管理更加融合在一起。檔案工作人員應從實際的工作需要出發(fā)，采取切實可行的技術路線，逐步摸索出檔案業(yè)務完全與現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)緊密銜接辦法，實現(xiàn)無縫連接，將電子文件歸檔作為現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)的最后一個環(huán)節(jié)，使電子文件在形成之日起，都帶有檔案管理所要求的各項屬性和信息，使檔案在歸檔時不需要開展信息收集、信息轉換等接口工作，真正實現(xiàn)電子信息資源的共享。