淺談建設系統業務管理、業務技術檔案的收集與整理

所屬欄目：房地產論文發布日期：2011-07-27 08:02 熱度：

　　大部分建設系統業務管理、業務技術檔案的歸檔整理，應執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《城市建設檔案質量規定》（建辦[1995]697號等規范或文件的規定，由城建檔案部門按照城市建設管理職能部門的行政審批、業務審查的前后順序進行組卷、分別采取裝訂或不裝訂兩種方法進行整理。
　　本文參考泉州市建設局印發的《泉州市建設工程文件整理規范》（泉建辦[2002]17號），以建設工程竣工驗收備案文件的整理為例、簡單介紹一下建設系統業務管理、業務技術檔案的整理方法。
　　（一）組卷原則和排列順序
　　1、要遵循文件材料的形成規律，保持案卷內文件材料的系統聯系，便于保管和利用。
　　2、組卷時要保持原審批文件材料的完整性。如：同一事項的文件材料按照審批文件在前，附件及申請文件在后的順序排列。
　　3、按照市建設系統各專業部門的辦事程序，來排列文件材料的前后順序。
　　（二）整理的具體步驟、方法
　　按照檔案的整理規范去除文件材料上的金屬物、對破損的文件材料進行修補及編寫頁碼。卷內目錄按照本館設計的檔案管理系統軟件，直接輸入計算機，形成電子數據。
　　1、案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容。內容應包括建設系統各專業管理部門的單位（即立檔單位）名稱、事項（即文件材料內容）。
　　2、編制單位（責任者）與日期：單位填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者，日期填寫案卷內文件材料的起止日期。
　　3、案卷裝訂：（本館）采取不裝訂的方法。根據文件材料的利用率和實際情況，本館收集的建設工程竣工驗收備案文件采取直接裝袋，后裝盒的方法。
　　檔案按照有關規定規范編制分類號、檔號、檔案館號、保管期限、密級后移交入庫。
　　整理工作完成后，再根據泉州市建設局的要求，將建設施工竣工驗收備案文件的電子數據，刻錄成光盤，并將查詢系統直接安裝于建設系統的有關業務部門或科室的計算機里，便于查詢和提供利用。

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