計(jì)算機(jī)應(yīng)用論文發(fā)表期刊推薦核心期刊《計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件》，《計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件》創(chuàng)刊于1984年，由上海市計(jì)算技術(shù)研究所和上海計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)開發(fā)中心共同主辦，是全國中文核心期刊、中國計(jì)算機(jī)學(xué)會(huì)會(huì)刊，并已納 入《中國科技論文統(tǒng)計(jì)源期刊（中國科技核心期刊）》、《中國學(xué)術(shù)期刊綜合評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫來源期刊》、《萬方數(shù)據(jù)—數(shù)字化期刊群全文收錄期刊》、《中文科技期刊 數(shù)據(jù)庫（全文版）收錄期刊》、《中國科學(xué)引文數(shù)據(jù)庫（CSCD）來源期刊》、美國《劍橋科學(xué)文摘》收錄期刊、美國《烏利希國際期刊指南》等數(shù)據(jù)庫收錄。

　　摘要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。在以"信息時(shí)代"和"知識(shí)經(jīng)濟(jì)"為特征的21世紀(jì),我國辦公現(xiàn)代化有了很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境,面臨著大發(fā)展的機(jī)遇。文書工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分,文書、檔案實(shí)施一體化管理必將極大地推動(dòng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。本文探討了文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和存在的問題及應(yīng)對(duì)方法。��

　　關(guān)鍵詞：文書檔案,辦公自動(dòng)化應(yīng)用,管理

　　隨著高科技的飛速發(fā)展、當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代,。現(xiàn)代辦公系統(tǒng)已在機(jī)關(guān)、學(xué)校、企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)事業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。特別是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的“信息高速公路”的開通.使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化,為辦公自動(dòng)化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ),提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動(dòng)化在文書檔案管理領(lǐng)域日益得到廣泛的應(yīng)用,它無論是管理理念、管理手段還是管理方式等,都給傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了前所未有的巨大變革。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

　　一、文書處理和檔案管理之間的關(guān)系

　　文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

　　1.文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。

　　文書處理工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個(gè)意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

　　2.文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)。

　　文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過來說，檔案管理工作又可以促進(jìn)文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規(guī)范等，對(duì)做好文書處理工作是一種促進(jìn)。

　　二、文書處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)

　　從文書處理工作和檔案管理工作的關(guān)系來看，兩者既有相對(duì)的獨(dú)立性，又是密切聯(lián)系的一個(gè)整體，文書處理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。

　　1.要提高文書人員的綜合素質(zhì)。

　　文書處理工作雖然表面上看是事務(wù)性工作，實(shí)際上也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)聯(lián)，不理解一個(gè)事件的來龍去脈，就難以做好立卷歸檔工作。因此，文書人員要在認(rèn)真學(xué)習(xí)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)的同時(shí)，要按照本單位的職能和工作，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。文書人員還要不斷增強(qiáng)責(zé)任感，認(rèn)真履行文書處理?xiàng)l例，嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。

　　2.文書人員要樹立檔案意識(shí)。

　　文書人員在文書處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文件要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　3.要重視定期搞好立卷歸檔工作。

　　立卷歸檔工作是文書處理一項(xiàng)重要任務(wù)。它既是公文處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時(shí)重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個(gè)環(huán)節(jié)。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要?dú)w檔的材料進(jìn)行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類方案，及時(shí)對(duì)號(hào)入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

　　4.向“文檔一體化”的方向努力。

　　從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向。“文檔一體化”在理順文書處理和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)系的基礎(chǔ)上，充分利用文書處理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用計(jì)算機(jī)輔助管理的有利條件，調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)�有的每年集中整理歸檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。

　　文書人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的文書知識(shí)和本行業(yè)知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好文書與檔案工作，在默默無聞的崗位上作出貢獻(xiàn)。

　　三、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

　　1.辦公效率大幅提高

　　計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

　　2.文件和文字信息得到充分交流與共享

　　在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

　　3.電于文件保存的穩(wěn)定性

　　與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

　　4.提高了文件傳遞的速度和安全性

　　日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌�原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

　　四、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問題

　　1.電子文件保密性受限制

　　電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募�易于修改，而且改�?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

　　2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

　　對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

　　五、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

　　文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。

　　1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

　　在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

　　2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

　　一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備、設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。��

　　六、結(jié)語

　　文書電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理研究文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。

　　在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)文書電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)文書電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代文書檔案管理的層次和工作效率。

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