摘要:信息社會中，秘書的信息工作顯得尤為重要，論文指出了秘書信息工作中存在的一些問題，只有提高秘書的信息素養，發揮個人主觀能動性，注重創新精神，才能夠勝任秘書的信息工作。
　　關鍵詞：秘書；信息工作；信息素養；創新
　　二十一世紀的秘書工作將是一個知識和信息高度密集的領域，秘書工作的信息化程度也越來越高。秘書信息工作包括收集，鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等各個環節。作為一個秘書工作者，必須做到在信息工作領域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務。
　　一﹑秘書信息工作的重要性
　　秘書部門的信息工作，主要是指根據上級與主管部門的要求了解情況，掌握動態，發現問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領導參考。
　�。ㄒ唬┹o助領導科學決策，必須依靠信息
　　信息是領導進行決策的依據和必要條件，沒有信息，就沒有科學決策。進行預測和確定目標，必須將過去和現在的各種信息進行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種信息進行歸納、推理、評價，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實施、修正等等，其客觀依據依然是大量的信息。
　�。ǘ�）起草文件必須依靠信��
　　秘書人員撰擬公文，是在掌握各種信息的基礎上，根據領導意圖，經過分析、綜合，形成更系統、更準確的新的書面信息。秘書撰擬公文，就是運用信息為機關服務。
　�。ㄈ�）信訪咨詢工作需要依靠信息
　　秘書在接待群眾來訪、處理群眾來信時，必須運用所掌握的政策精神、規章制度、領導意圖、實際情況等信息，經過分析、判斷，去回答來訪，回復來信，或者轉有關部門處理。
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　　秘書要辦好機關各項公務，不僅靠領導意圖、個人學識，還必須依靠各種信息作依據、作借鑒。信息多了，綜合判斷、處理事務的能力就強。秘書人員必須會運用各種信息，把相關部門聯系、協調起來，明確分工，消除矛盾，同步協作去完成共同的任務。
　　二﹑秘書信息工作中存在的問題
　　秘書部門有著比其他部門更多的信息優勢，信息本身所具有的特點和秘書部門所具有的信息優勢，為秘書腐敗提供了腐敗資本和社會對這種腐敗資本的需求。
　　（一）開設新的信息通道，改變信息的流向
　　秘書工作者收集、處理信息，有著非常明確的目的性，也就是圍繞領導決策制定和貫徹執行服務。秘書信息的傳遞對象和范圍是具體的。然而社會對信息的需求的范圍很廣，社會上的信息需求者要想獲得信息，就有可能通過“尋租”的方式來獲取信息，有些秘書為謀取一己之私，不惜以身試法，開設新的信息通道，改變信息的流向，泄露信息。
　�。ǘ�）改變信息傳遞的時間
　　信息具有時效性，信息快速地從信息的來源傳遞到信息的歸宿地，這需要一個快速的過程。信息傳遞的工具和方式是影響信息傳遞時間的重要因素，而秘書操縱著信息傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長或縮短信息從信源到信宿的時間。
　�。ㄈ�）設置信息傳遞的障礙
　　首先是擋駕和截留。為給領導創造一個好的工作環境，使領導能夠擺脫各種事務干擾，集中時間和精力思考和決定重大問題，秘書常常要對領導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留，但秘書也可以根據自己的需要利用它來堵塞信息通道，不讓對自己或自己有關的人不利的信息進入領導的視線。
　　其次是增加信息傳遞的環節。各個環節對同一信息進行不同角度的信息過濾、加工，使信息內容與本來面目發生變化，甚至面目全非。
　　再次是制造信息通道阻塞。選擇不當的信息傳遞通道，使過窄的信息通道不能快速傳遞超負荷的信息流量，使信息傳遞減速，從而使信息不能適時地到達信宿。
　　四、做好秘書信息工作具體措施
　　（一）從信息角度治理秘書腐敗
　　腐敗秘書一方面利用職務之便，培育著自己的信息優勢，另一方面又不斷地制造機會，使自己的信息優勢轉化為個人財富，滿足自己的私欲。而查處秘書腐敗也必須以信息為依據，具體說，應從三個方面進行反腐對策的思考：一是加快信息公開的步法，實施陽光行政，杜絕暗箱操作；二是加快信息工作程序化、標準化等制度建設，減少秘書信息工作的主觀化；三是開通信息工作本身的信息反饋的渠道，加強監督檢查，加大查處的機率和懲罰的力度。
　　（二）提高秘書信息素養
　　信息素養的培養教育已受到世界各國的高度重視，提高秘書人員的信息素養，關鍵也在于培養教育。
　　1. 制定明確的培養目標
　　培養目標既是培養現代秘書信息素養的出發點，也是秘書人才信息素養的評價標準。它不僅能規范培訓的內容和方法，而且能引導培訓對象按照標準自覺地去努力和追求。有的秘書部門要求秘書必須“換筆”，學會用計算機進行文字處理等，這些要求對提高信息素養產生了極大推動作用。
　　2.創建良好的培養環境
　　領導者應充分認識信息工作和提高秘書人員信息素養的重大意義，帶頭學習信息知識，掌握必需的信息技能。倡導和支持秘書人員學習計算機技術，營造濃厚的提高信息素養氛圍。
　　信息素養培養離不開一定的軟硬件基本建設。各級領導應統籌規劃，為秘書人員信息素養培養提供必需的物資、器材和場地，逐步改善秘書部門辦公自動化水平。
　　良好的制度環境是秘書人員信息素養培訓的有效保證。從當前我國秘書隊伍培訓實踐來看，除了繼續搞好在職培訓、堅持自學制度外，還應建立和健網絡使用和管理制度和是信息設備更新制度。
　　3.突出信息技能的教育和訓練
　　從現實情況看，信息技能是制約秘書人員信息素養提高的一個關節點。信息技能其發展變化快、知識含量和技術含量比較高，學習掌握起來頗有難度，成為部分秘書人員“頭疼”的問題。因此，在提高秘書人員的信息素養過程中，應突出信息技術的教育和培訓。
　　4.發揮院校信息教育的職能和作用
　　院校有充分的信息教育資源，一是院校的圖書情報系統比較完整齊全；二是院校的信息網絡比較發達。因此，依托院校開展教育培訓，能夠使秘書人員在較短時間內比較系統地掌握常用的信息知識和基本技能。
　　（三）做好信息工作要注重創新精神
　　1.在思想認識上創新
　　首先，要把江總書記提出的“三個代表”的重要思想貫穿于信息工作的全過程，不僅在指導思想上要體現“三個代表”的要求，而且在信息工作思路，信息內容取向，信息網絡布局，信息活動方式等方面都要體現“三個代表”的要求；其次，必須強化主體意識。各級領導都要切實加強對秘書信息工作的領導。要進一步健全和落實緊急信息報告責任制。第三、必須強化服務意識。秘書人員應該不斷充實信息內容，提高信息實效，使信息工作符合新時期的要求。
　　2.在信息內容取向上創新
　　首先，要多渠道關注熱點信息。各級秘書部門不僅要及時報送本職工作情況的信息，報送有關經濟和社會事業發展的信息，而且要注意報送事關群眾、事關全局的苗頭性、傾向性信息；其次，要剖析難點。要注意扣緊群眾反映強烈、黨委關注的各種矛盾和問題。不僅要善于發現問題和反映問題，而且要深入剖析原因，尤其是對決策實施中遇到的“腸梗阻”、不落實問題，要廣泛聽取各方面意見，從政策、體制、干部作風等方面查找原因，有針對性地提出對策建議。
　　在秘書的日常工作中，撰寫文稿，輔助決策，會議準備工作以及文書的處理等都與信息密切關聯。對信息的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是秘書活動的基本職能，只有在信息領域不斷推陳出新，及時有效的掌握信息，才能在秘書工作中如魚得水，游刃有余。
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