摘要：本文圍繞近年來施工企業(yè)合同管理實(shí)踐中的一些常見問題，提出一點(diǎn)自己的看法，目的是有針對性地加強(qiáng)施工企業(yè)的合同管理工作，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
　　關(guān)鍵詞：施工，合同，管理
　　建設(shè)工程施工合同是建設(shè)單位（業(yè)主）與施工企業(yè)以工程施工為目的，明確相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是業(yè)主對工程項(xiàng)目的委托和施工企業(yè)承接工程任務(wù)的法律依據(jù)，是工程項(xiàng)目各參加者之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的調(diào)節(jié)手段，是工程施工和管理的要求和保證。因此，建筑企業(yè)的合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容。本文圍繞近年來施工企業(yè)合同管理實(shí)踐中的一些常見問題，提出一點(diǎn)自己的看法。目的是有針對性地加強(qiáng)施工企業(yè)的合同管理工作，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
　　一建立和健全企業(yè)的合同管理體系
　　機(jī)構(gòu)的建立，制度的完善、定期地檢查、糾偏是合同管理體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。建立和健全企業(yè)的合同管理體系是做好合同管理工作的前提，主要應(yīng)做好三方面的工作：
　　1組織機(jī)構(gòu)健全。企業(yè)各級(jí)都要建立合同管理機(jī)構(gòu)。如集團(tuán)總部設(shè)立合同管理專職部門，分、子公司配備合同管理專職人員，項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)有合同管理崗位。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)設(shè)有法律顧問或另聘律師，配合合同管理部門，起到法律咨詢、合同評(píng)審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。
　　2建立和完善管理制度及流程。企業(yè)合同管理全過程都必須通過制度、流程來管理、把控。一是企業(yè)要建立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤�管理制度，使合同管理有章可循。二是對涉及合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，如合同的洽商、簽訂、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等，要有具體、可操作的流程。
　　3定期地檢查、糾偏。合同管理組織和制度是否適應(yīng)合同管理的需要和市場需要，要通過定期的檢查，對合同管理體系進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制、及時(shí)調(diào)整、不斷完善。
　　二做好工程項(xiàng)目合同的執(zhí)行控制
　　工程項(xiàng)目合同管理是從工程項(xiàng)目招投標(biāo)開始，經(jīng)過合同策劃、合同起草、工程施工過程中的合同分析、合同交底、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更管理、索賠管理到項(xiàng)目結(jié)束所進(jìn)行的合同總結(jié)及評(píng)估等一系列工作，貫穿于項(xiàng)目管理的整個(gè)過程。在這里，本人把合同管理分為三個(gè)階段。即合同策劃及簽約階段，施工過程管理階段，施工結(jié)束總結(jié)、評(píng)價(jià)階段
　　1合同策劃及簽約階段。做好合同策劃及簽約工作，為合同的順利履行打好基礎(chǔ)。首先，從參與投標(biāo)報(bào)價(jià)開始，對招標(biāo)文件，對合同條件進(jìn)行研究和分析；同時(shí)收集市場信息和工程信息，結(jié)合企業(yè)自身優(yōu)勢及競爭對手的情況，提出投標(biāo)決策意見，確定調(diào)價(jià)方法及優(yōu)惠方案；這是合同簽訂前的關(guān)鍵一步。其次，競標(biāo)成功后，在合同談判及簽約過程中，企業(yè)的合同主管人員及項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人要認(rèn)真研究合同條款，辨析項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如合同風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等，注意規(guī)避造成重大風(fēng)險(xiǎn)的不利因素。在合同簽約前要進(jìn)行合同評(píng)審，通過合同管理的相關(guān)職能部門及法律工作部門的評(píng)審，為合同談判和簽訂提出意見、建議，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
　　2施工過程中合同管理階段（合同履行過程中的管理項(xiàng)目實(shí)施階段）。施工過程中合同管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)關(guān)鍵階段，也是合同履約的主體階段。因此，做好施工過程中的合同管理工作，是合同履行的關(guān)鍵。要做好以下幾方面的工作：
　　（1）合同管理人員的確定。在施工現(xiàn)場，項(xiàng)目部必須設(shè)立合同管理崗位人員，明確崗位職責(zé)，對合同資料進(jìn)行管理，及時(shí)進(jìn)行施工合同資料信息的收集與反饋。對于往來于業(yè)主、承包商及分包商間的資料要及時(shí)予以整理、提交并存檔保管。
　　（2）作好合同實(shí)施檔案管理。及時(shí)記錄工作范圍變更和因此導(dǎo)致的成本、進(jìn)度計(jì)劃和任何商務(wù)及法律條款變更；記錄對合同的修訂、收集、建立和存檔客戶的批準(zhǔn)、通知等文件，談判紀(jì)要和來往信件。對來往信件、會(huì)議紀(jì)要、指令等進(jìn)行合同法律方面的審查。
　　（3）做好合同交底工作。在合同交底工作中要注意四個(gè)方面：一是合同履行分析。主要分析：承包商的主要合同責(zé)任、工程范圍和權(quán)力；業(yè)主的主要責(zé)任和權(quán)力；合同價(jià)格、計(jì)價(jià)方法、補(bǔ)償條件；工期要求和補(bǔ)償條件；工程中的一些問題的處理方法和過程，如工程變更、付款程序、工程的驗(yàn)收方法、工程的質(zhì)量控制程序等；雙方的違約責(zé)任；合同履行時(shí)應(yīng)注意的問題和風(fēng)險(xiǎn)等。將合同中的規(guī)定落實(shí)到相關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施的具體問題和各工程活動(dòng)上，使合同成為一份可執(zhí)行文件。二是合同交底。項(xiàng)目經(jīng)理部在工程開工前將合同和合同分析文件對各職能人員、相關(guān)的工程負(fù)責(zé)人和分包商等進(jìn)行針對性交底，使參加的各個(gè)實(shí)施者都了解相關(guān)合同內(nèi)容。三是在項(xiàng)目組織的建立，管理系統(tǒng)的建立過程中，落實(shí)各項(xiàng)合同規(guī)定。四是在項(xiàng)目各部門、人員之間建立有效的合同信息流動(dòng)和管理機(jī)制，使合同及其變更能得到有效的執(zhí)行和紀(jì)錄。
　　（4）項(xiàng)目經(jīng)理部要設(shè)立商務(wù)經(jīng)理或項(xiàng)目合同小組，協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好合同控制的主要工作。工作重點(diǎn)是：一是，協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理正確行使合同規(guī)定的各項(xiàng)權(quán)力、防止產(chǎn)生違約行為。二是，對各工程小組、項(xiàng)目小組或分包單位工作的監(jiān)督，以及給予他們在合同方面的幫助，如落實(shí)計(jì)劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋，協(xié)調(diào)、調(diào)解合同爭執(zhí)以及合同之間界面的爭執(zhí)，以確保項(xiàng)目組、承包商、業(yè)主都滿足合同要求，都正確履行合同。三是，及時(shí)地向各層次的管理人員提供合同實(shí)施情況的報(bào)告，并對合同的實(shí)施提出建議，意見甚至警告。四是，處理好索賠與反索賠事務(wù)。對各種來往信件、請示、簽字指令、會(huì)議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并記錄在案。對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進(jìn)行合同監(jiān)督，協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系，如督促他們完成合同職責(zé)，檢查對方合同責(zé)任情況，追究其違約責(zé)任，進(jìn)行合同索賠與反索賠，處理合同糾紛。五是，參與各種檢查驗(yàn)收，并提出相應(yīng)的報(bào)告。
　　（5）在施工過程中，項(xiàng)目管理班子要建立健全現(xiàn)場進(jìn)度、質(zhì)量、安全、文明施工等管理體系，全面履行合同條款，保證合同內(nèi)容的全部實(shí)施，并在工程技術(shù)、質(zhì)量管理、安全管理、材料供應(yīng)、財(cái)務(wù)資金等各個(gè)環(huán)節(jié)之間建立有效的合同信息流動(dòng)和管理機(jī)制，在合同執(zhí)行過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)索賠機(jī)會(huì)并提供索賠依據(jù)，編制合理的索賠報(bào)告，保護(hù)經(jīng)濟(jì)利益免受損失。
　　（6）合同檢查。在合同履行過程中，企業(yè)合同主管部門及有關(guān)職能部門要督促、協(xié)調(diào)、檢查項(xiàng)目合同履約工作，隨時(shí)收集信息，注意反饋，及時(shí)調(diào)控。第一，企業(yè)合同主管部門要建立合同臺(tái)帳，建立有效方便的文檔系統(tǒng)，使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進(jìn)行，建立報(bào)告和行文制度。工程中合同有關(guān)各方的溝通都應(yīng)以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度，保證各工程活動(dòng)有根有據(jù)。而且在發(fā)生糾紛時(shí)能及時(shí)地提供有力的證據(jù)。第二，在合同履行過程中，各層次管理人員都應(yīng)依據(jù)職責(zé)及時(shí)地、系統(tǒng)地對分管資料進(jìn)行記錄和整理，做到每一合同事件都有記錄、簽證、報(bào)告。第三，項(xiàng)目經(jīng)理部每月將項(xiàng)目合同履約情況，填寫合同履約情況表，報(bào)合同管理部門。第四，合同主管部門結(jié)合合同臺(tái)帳和履約情況登記表分析合同履行情況，對有疑問的合同落實(shí)對策，提醒和督促其全面履行。在合同履行過程中加強(qiáng)對合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)較多的工程進(jìn)行重點(diǎn)檢查。發(fā)現(xiàn)由于各種原因而預(yù)期雙方都無法履行的合同，及時(shí)組織協(xié)調(diào)，辦理書面手續(xù)，修改和變更合同，防止到期后引起糾紛。第五，合同主管部門及有關(guān)職能部定期進(jìn)行檢查。首先，通過對施工現(xiàn)場的檢查，直接得到反應(yīng)工程實(shí)施狀況的信息。其次，分析工程實(shí)施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等。最后，分析工程中存在的問題，評(píng)價(jià)合同履行情況，提出分析報(bào)告。
　　3合同總結(jié)與評(píng)估（施工結(jié)束合同總結(jié)、評(píng)價(jià)階段）。工程項(xiàng)目施工結(jié)束后，必須進(jìn)行合同后的評(píng)價(jià)，將合同簽訂和執(zhí)行過程中的利弊得失，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)出來，提出分析報(bào)告，作為以后工程合同管理的借鑒。
　　三結(jié)語
　　合同的談判、簽約及履約貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，如何利用有效的合同管理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，降低風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用和施工成本，并利用合理的索賠提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，將成為項(xiàng)目管理的重中之重。因此，施工企業(yè)只有做好以工程項(xiàng)目合同管理為核心、對項(xiàng)目實(shí)施全面的合同管理，才能確保工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益并在市場競爭中立于不敗之地。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]《建設(shè)工程糾紛實(shí)用法律手冊》中國法制出版社2007年
　　[2]《工程建設(shè)與建筑業(yè)法規(guī)知識(shí)讀本》建設(shè)部政策法規(guī)司編知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社2007年

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