摘要：開發(fā)區(qū)檔案工作真實(shí)反映了開發(fā)區(qū)建設(shè)和發(fā)展各項(xiàng)活動(dòng)的歷史和原始記錄。在開展開發(fā)區(qū)檔案工作過(guò)程中，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)和了解當(dāng)前開發(fā)區(qū)發(fā)展趨勢(shì)，審時(shí)度勢(shì)，正確、全面地審視當(dāng)前開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀，要進(jìn)一步加快開發(fā)區(qū)檔案工作的信息化建設(shè)。

　　關(guān)鍵詞：存在問(wèn)題,信息化建設(shè)

　　一、當(dāng)前開發(fā)區(qū)檔案工作存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

　　十多年來(lái)，開發(fā)區(qū)從無(wú)到有，從小到大，在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中，開發(fā)區(qū)的作用日益明顯，貢獻(xiàn)日益突出。開發(fā)區(qū)建設(shè)和發(fā)展，帶動(dòng)了開發(fā)區(qū)檔案管理的建設(shè)和發(fā)展，以鄒平經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案工作情況為例，當(dāng)前開發(fā)區(qū)檔案管理呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

　　1、從開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展的進(jìn)程來(lái)看，經(jīng)歷了以下三個(gè)階段：一是初建階段，從1999年起，鄒平檔案局把開發(fā)區(qū)檔案工作擺上議事日程，積極開展調(diào)研工作，研究和提出開發(fā)區(qū)檔案工作管理思路，通過(guò)調(diào)查研究，明確了開發(fā)區(qū)檔案工作建設(shè)方向。二是建檔階段，隨著各級(jí)各類開發(fā)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層檔案工作認(rèn)識(shí)的不斷提高，1999年以高新區(qū)魏橋創(chuàng)業(yè)集團(tuán)檔案成立為標(biāo)志，宣布了鄒平開發(fā)區(qū)建檔工作的開展，隨著近十年的發(fā)展開發(fā)區(qū)相應(yīng)建立起綜合檔案室(館)，完成了省級(jí)以上開發(fā)區(qū)的建檔工作。三是發(fā)展階段，隨著建檔工作的完成，以經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)2004年順利實(shí)現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案管理省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)為標(biāo)志，鄒平開發(fā)區(qū)檔案管理走上了協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展軌道。

　　2、從開發(fā)區(qū)檔案管理工作法制化、規(guī)范化要求來(lái)看：一是近十年來(lái)，國(guó)家檔案局等部委出臺(tái)了《開發(fā)區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》，濱州市也對(duì)開發(fā)區(qū)檔案管理工作作出了相應(yīng)的規(guī)定和要求，從法律法規(guī)上規(guī)范了開發(fā)區(qū)檔案管理工作;二是省、市檔案行政管理部門出臺(tái)了各級(jí)各類開發(fā)區(qū)檔案管理規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)、辦法。

　　3、從開發(fā)區(qū)檔案管理體系來(lái)看，一是建立了一支至上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在各地檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，各級(jí)各類開發(fā)區(qū)都明確有一名開發(fā)區(qū)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，管委會(huì)辦公室主要負(fù)責(zé)人主管檔案工作，配備一名或多名專職檔案人員，并確定了各部門的兼職檔案人員，形成了一個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是檔案管理機(jī)構(gòu)逐步明朗化，從目前開發(fā)區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)形式來(lái)看，我們建立總檔案室，以開發(fā)區(qū)管委會(huì)作為一個(gè)機(jī)關(guān)的管理對(duì)象來(lái)進(jìn)行管理，大多數(shù)都以這種形式出現(xiàn)，管委會(huì)辦公室下設(shè)總檔案室或綜合檔案室。三是檔案管理人員逐步專業(yè)化、高層次。鄒平開發(fā)區(qū)已有多名檔案管理人員是檔案專業(yè)畢業(yè)的，檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，各類待遇不斷提高，具有一支相對(duì)穩(wěn)定、素質(zhì)高，專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍。

　　4、從開發(fā)區(qū)檔案管理內(nèi)容的延伸擴(kuò)大來(lái)看：一是突破了狹隘的只是管委會(huì)機(jī)關(guān)文書檔案管理內(nèi)容的模式，從只管理文書檔案向各種門類載體檔案管理的擴(kuò)大延伸;二是從注重開發(fā)區(qū)建設(shè)中重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的管理到關(guān)注開發(fā)區(qū)拆遷過(guò)程中土地檔案、拆遷檔案等關(guān)系百姓利益的各類檔案的管理;三是從注重招商引資項(xiàng)目檔案到注重開發(fā)區(qū)建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中誠(chéng)信檔案建立的管理;四是從注重紙質(zhì)檔案到重視電子文件等特殊載體檔案的收集管理。

　　5、從開發(fā)區(qū)檔案管理日益凸現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益來(lái)看：一是在反映開發(fā)區(qū)重大活動(dòng)和重大慶典中體現(xiàn)出檔案的作用;二是在全面展示開發(fā)區(qū)二十年建設(shè)成就的各種展覽、展示及影像中離不開檔案;三是在構(gòu)建開發(fā)區(qū)和諧社會(huì)中離不開檔案，拆遷、婚姻、工齡、社保等都要依靠檔案;四是在開發(fā)區(qū)規(guī)劃工作中尤為顯現(xiàn)出檔案的重要性;五是開發(fā)區(qū)史、志、鑒的編纂中檔案是關(guān)鍵。

　　二、進(jìn)一步加快開發(fā)區(qū)檔案工作的信息化建設(shè)

　　2011年，鄒平高新經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)上升為國(guó)家級(jí)開發(fā)區(qū)，自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力大大增強(qiáng)，綜合實(shí)力大大提高，為此，開發(fā)區(qū)的檔案工作顯得越來(lái)越重要，但檔案工作的信息化建設(shè)有待于進(jìn)一步提高，開發(fā)區(qū)管委會(huì)從實(shí)際出發(fā)，研究和制定了檔案工作信息化建設(shè)的一系列措施。

　　(一)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

　　將館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，現(xiàn)在普遍使用的方法就是將檔案館所有檔案信息通過(guò)手工著錄、掃描等形式，全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中。檔案館館藏信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化是檔案館信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。

　　但是進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購(gòu)置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價(jià)格便宜，但速度慢，不適合檔案館短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求。快速掃描儀適用于檔案館數(shù)字化建設(shè)，但價(jià)格昂貴，同時(shí)，相應(yīng)的支持軟件也價(jià)格不菲。掃描形成的是圖像格式的檔案信息，如果要實(shí)現(xiàn)此類格式信息的全文檢索，滿足條件的軟件更是天價(jià)。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，購(gòu)買一套完整的快速掃描設(shè)備和軟件不是容易的事，并且檔案信息數(shù)字化過(guò)程完成后，花費(fèi)大筆經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的設(shè)備有可能閑置或貶值，經(jīng)濟(jì)效益和長(zhǎng)期效應(yīng)不很理想。另外，掃描檔案信息的工作量大，要短時(shí)期完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，人力需求量很大。人力、財(cái)力問(wèn)題將成為檔案館信息數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)之一。

　　(二)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體，配備管理軟件

　　將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。只要有足夠的資金，購(gòu)買充足的設(shè)備，很容易按照自身要求構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)實(shí)體，但又涉及到經(jīng)費(fèi)來(lái)源問(wèn)題。

　　有了網(wǎng)絡(luò)，沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會(huì)像一盤散沙，無(wú)法運(yùn)作。現(xiàn)在市場(chǎng)上專業(yè)的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實(shí)用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如果采取自己開發(fā)研制的方法，在時(shí)間和人才方面又會(huì)出現(xiàn)困難。信息化建設(shè)時(shí)不我待，研制一個(gè)系統(tǒng)的專業(yè)的檔案管理軟件短期內(nèi)無(wú)法完成。檔案部門既懂網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂檔案知識(shí)的專業(yè)人才非常缺乏，這就給獨(dú)立開發(fā)工作帶來(lái)很大困難。一些單位采取與公司合作開發(fā)的辦法，但也會(huì)存在經(jīng)費(fèi)、時(shí)間和保密安全等問(wèn)題。具體采用什么方式，各單位應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，按照經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來(lái)決定。

　　(三)改變工作方式，健全工作規(guī)范

　　信息化建設(shè)的第一個(gè)成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用于管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。

　　以往傳統(tǒng)的檔案利用流程，是利用者確認(rèn)身份后，提交利用目的，然后由檔案工作者查閱檔案目錄，再進(jìn)入庫(kù)房提取檔案原件，交于利用者閱覽。隨著信息化進(jìn)程，這一過(guò)程將發(fā)生改變。信息化建設(shè)的成果使得利用者不必到館，在網(wǎng)上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全文信息，或者到館經(jīng)授權(quán)后，自己在計(jì)算機(jī)上查閱相關(guān)檔案信息，以往繁瑣的工作步驟消失。

　　工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但這種改變和以后可能會(huì)遇到的困難都是檔案工作者從來(lái)沒有經(jīng)歷過(guò)的。例如，檔案征集在網(wǎng)上完成，或者以電子文件形式將檔案移交到檔案館。但是檔案信息格式、結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容、無(wú)法轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來(lái)麻煩。諸如此類，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，要求必須盡快制定新時(shí)期工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不但要制約檔案館，而且還要對(duì)檔案形成階段的文件發(fā)生作用。未來(lái)的信息化社會(huì)是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的世界，不符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)寸步難行，檔案工作也是一樣。

　　(四)提高人員素質(zhì)。調(diào)整人員結(jié)構(gòu)

　　檔案館信息化建設(shè)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)為社會(huì)和公眾服務(wù)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)是必不可少的。檔案館的信息化建設(shè)要求不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。提高人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，達(dá)到社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益雙贏的目的。

　　信息化進(jìn)程導(dǎo)致工作方式的變化，同時(shí)人員結(jié)構(gòu)必然隨之發(fā)生改變。利用服務(wù)人員、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員、專業(yè)計(jì)算機(jī)硬件人員等將是檔案館工作人員的中堅(jiān)力量，以往傳統(tǒng)檔案館中的檔案整理人員、檔案調(diào)閱人員等將逐漸減少。如何調(diào)整人員，合理安排工作崗位，達(dá)到最大工作效率，檔案館必須慎重決策。

　　隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，檔案工作者需要不斷摸索，研究新方法，解決新問(wèn)題。

　　同時(shí)，電子商務(wù)、電子政務(wù)的興起和繁榮、政府上網(wǎng)、全社會(huì)信息化的浪潮以及人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的信息意識(shí)，將會(huì)在資金、技術(shù)、人員、觀念等方面給檔案館帶來(lái)巨大的機(jī)遇，為檔案館迎接挑戰(zhàn)和克服困難創(chuàng)造優(yōu)越的外部條件。可以說(shuō)，信息化建設(shè)向檔案館提出挑戰(zhàn)，也為檔案館建設(shè)帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和發(fā)展空間。

　　本文選自國(guó)家級(jí)期刊《中國(guó)信息界》.《中國(guó)信息界》雜志由國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)主管，國(guó)家信息化專家咨詢委員會(huì)指導(dǎo)，國(guó)家信息中心支持，中國(guó)信息協(xié)會(huì)主辦。《中國(guó)信息界》雜志(學(xué)術(shù)版)是以“宣傳信息化、推進(jìn)信息化”為宗旨;以“學(xué)術(shù)、理論、深度、全面”為鮮明特征;以反映信息化與工業(yè)化融合的大背景下我國(guó)信息化各領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究成果為主要內(nèi)容;以國(guó)內(nèi)外關(guān)注中國(guó)信息化學(xué)術(shù)研究進(jìn)程和從事信息化的教育、科研、管理等各方面工作的人士為核心讀者的國(guó)家級(jí)權(quán)威學(xué)術(shù)期刊。